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Reglamento del Archivo

Definición y competencias

El Archivo Municipal es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, producidos, recibos o reunidos por el Ayuntamiento, procedentes de su gestión o de personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica y cultural.

El patrimonio documental municipal estará constituido por: (a) el conjunto de documentos en que se refleja la actividad de la administración municipal por gestión directa o indirecta, (b) las cesiones, legados, donaciones o depósitos efectuados por otras instituciones o particulares, y (c) las adquisiciones de fondos o colecciones de interés para la ciudad.

Consulta de los documentos

Los expedientes podrán ser consultados siempre que su tramitación haya concluido. La consulta será libre para los particulares, excepción hecha en los supuestos protegidos por el art. 18 de la Constitución, o por leyes especiales que lo determinan. Para la obtención de fotocopias habrá que acreditar la condición de interesado en el expediente del cual se solicitan, con la limitación de aquellos documentos subscritos o generados por particulares que sean de obligatoria aportación en un expediente administrativo de preceptiva tramitación para obtener o ejercer un derecho.

No se prestarán para su consulta, tanto en el servicio interno como al público en general, parte de los expedientes o documentos separados del conjunto orgánico del cual forman parte.

En ningún caso será obligación del Archivo la investigación de datos, antecedentes, etc., que puedan contenerse al fondo documental custodiado por el Archivo Municipal.

La consulta de los documentos por parte de los ciudadanos se realizará mediante la cumplimentación de una hoja de pedido para cada unidad documental.

Los investigadores que hagan uso del patrimonio documental municipal tendrán que rellenar una ficha de investigadores, donde constarán sus datos personales y el tema sobre el cual investiga.

En el caso de la utilización de la documentación depositada en el Archivo Municipal para su publicación o difusión pública, tendrá que hacerse constar, obligatoriamente, su procedencia. Cuando se trate de fotografías se hará constar, además de la procedencia del Archivo, el nombre de su autor, en caso de ser conocido. Así mismo, el investigador tendrá que facilitar un ejemplar del trabajo realizado, el cual pasará a formar parte de la biblioteca auxiliar del Archivo.

Quienes deterioren libros, documentos u objetos de cualquier clase del Archivo Municipal estarán obligados a indemnizar el perjuicio causado, según la valoración que se realice.

Visitas culturales

La organización de visitas al Archivo Municipal con fines pedagógicos o culturales se tendrá que solicitar con quince días de antelación. Los grupos no podrán ser superiores a veinte personas y tendrán que ir acompañados de un profesor, tutor o persona responsable.

Reproducción de los documentos

No se facilitarán reproducciones fotográficas, fotocopias o microfilmes de aquellos documentos cuya consulta pública sea restringida o limitada por disposiciones vigentes. No se facilitarán, así mismo, reproducciones que impliquen la manipulación de documentos cuyo estado de conservación así lo desaconsejo. Además, como norma, no se fotocopiarán documentos que tengan forma de libro. En el supuesto de que la documentación que se tiene que consultar no esté digitalizada, se estudiará la posibilidad que la persona interesada haga las reproducciones fotográficas, siempre en el mismo Archivo y que, a la vez, libre una copia al Archivo.